Automatické upomínky
Nastavte si automatické e-mailové upomínky a DoklaDík bude za vás hlídat splatnost faktur — od jemné připomínky před splatností až po důrazné vlny po splatnosti.
Co jsou automatické upomínky?
Automatické upomínky jsou e-maily, které DoklaDík sám odesílá vašim klientům, když se blíží splatnost faktury nebo když je faktura po splatnosti. Nemusíte nic hlídat ručně — stačí jednou nastavit pravidla a systém se o vše postará. Můžete nastavit připomínku před splatností, v den splatnosti a až 4 vlny po splatnosti s postupně důraznějšími texty.
Kde to najdeš
Jak automatické upomínky fungují
Princip je jednoduchý: vy nastavíte pravidla (kdy a co odeslat) a DoklaDík pak automaticky sleduje splatnost každé faktury a v pravý čas odešle e-mail vašemu klientovi. Nemusíte nic kontrolovat ani na nic myslet.
- Vystavíte fakturu s datem splatnosti a odešlete ji klientovi.
- DoklaDík si zapamatuje datum splatnosti a spustí odpočet.
- Pokud máte zapnutou upomínku před splatností (např. 3 dny předem), systém odešle klientovi zdvořilou připomínku.
- Pokud faktura není zaplacena v den splatnosti, odešle se další e-mail.
- Pokud klient stále nezaplatí, spouští se vlny po splatnosti — první vlna např. 7 dní po splatnosti, druhá 14 dní atd.
- Jakmile klient zaplatí (a platba je spárována), upomínky se automaticky zastaví a volitelně se odešle děkovná zpráva.
Důležité: Upomínky se odesílají pouze u faktur, které mají stav „Odesláno" nebo „Po splatnosti". Koncepty, stornované a již zaplacené faktury se nikdy neupomínají.
Časová osa upomínek
V horní části stránky Upomínky najdete vizuální časovou osu. Ta ukazuje celý životní cyklus upomínky od připomínky před splatností až po poslední vlnu. Každá fáze je barevně odlišená, takže na první pohled vidíte, kolik úrovní máte zapnutých a v jakých intervalech.
Není nutné zapínat všech 6 úrovní. Můžete klidně mít zapnutou jen upomínku před splatností a jednu vlnu po splatnosti. Časová osa se dynamicky přizpůsobuje — zobrazuje pouze ty fáze, které máte aktivní.
Upomínka PŘED splatností
Tato upomínka slouží jako jemná připomínka klientovi, že se blíží datum splatnosti jeho faktury. Není to upomínka v pravém slova smyslu — spíše přátelský e-mail typu „nezapomeňte zaplatit".
| Nastavení | Popis |
|---|---|
| Přepínač (toggle) | Zapne nebo vypne upomínku před splatností. Když je vypnutý, žádné e-maily se neodesílají. |
| Počet dní před splatností | Číslo od 1 do 30. Určuje, kolik dní před datem splatnosti se e-mail odešle. Typická hodnota: 3 (e-mail přijde 3 dny před splatností). |
| Předmět e-mailu (Subject) | Text, který klient uvidí jako předmět zprávy. Například: „Připomínka: Faktura č. {cislo} — splatnost se blíží". |
| Tělo e-mailu (Body) | Hlavní obsah zprávy. Textové pole, kam napíšete svůj text. Můžete použít zástupné proměnné (viz sekce níže). |
Po kliknutí na rozbalovací šipku vedle nadpisu se zobrazí pole pro předmět a tělo e-mailu. Můžete si text upravit přesně podle svých potřeb — formální, neformální, krátký nebo podrobný.
Upomínka V DEN splatnosti
Tato upomínka se odešle přesně v den, kdy faktura dospěje (datum splatnosti). Je to poslední přátelské upozornění, než se případně aktivují důraznější vlny.
| Nastavení | Popis |
|---|---|
| Přepínač (toggle) | Zapne nebo vypne upomínku v den splatnosti. |
| Předmět e-mailu | Například: „Faktura č. {cislo} je dnes splatná". |
| Tělo e-mailu | Informuje klienta, že dnes je poslední den pro úhradu. Doporučujeme přátelský tón. |
U této upomínky není pole pro počet dní — odesílá se vždy přesně v den splatnosti. Oproti předchozí připomínce je o něco konkrétnější: klient ví, že lhůta právě vypršela.
4 vlny po splatnosti
Pokud klient nezaplatí ani po datu splatnosti, přicházejí na řadu vlny po splatnosti. DoklaDík nabízí až 4 vlny, přičemž každá je samostatně konfigurovatelná — můžete zapnout jednu, dvě nebo klidně všechny čtyři. Doporučujeme postupně stupňovat důraznost:
Vlna 1 — Jemná upomínka
Tón: Přátelský, zdvořilý. „Rádi bychom vám připomněli, že faktura č. XY je po splatnosti..."
Počet dní po splatnosti: Typicky 3-7 dní. Klient mohl zapomenout nebo platba je na cestě.
Nastavení: Přepínač (zap/vyp), pole „Dní po splatnosti" (minimum 1), Předmět a Tělo e-mailu.
Vlna 2 — Důrazná upomínka
Tón: Formálnější, věcný. „Upomínáme vás, že faktura č. XY je X dní po splatnosti..."
Počet dní po splatnosti: Typicky 14 dní. Přidejte konkrétní částku a odkaz na fakturu.
Nastavení: Stejné jako vlna 1 — přepínač, dny, Předmět, Tělo.
Vlna 3 — Poslední upomínka
Tón: Seriózní, naléhavý. „Toto je třetí upomínka na neuhrazenou fakturu č. XY..."
Počet dní po splatnosti: Typicky 21-30 dní. Zmiňte možné důsledky prodlení.
Nastavení: Stejné jako předchozí vlny — přepínač, dny, Předmět, Tělo.
Vlna 4 — Finální upozornění
Tón: Velmi formální, finální. „Jedná se o poslední upozornění před zahájením dalších kroků..."
Počet dní po splatnosti: Typicky 45-60 dní. Poslední automatický pokus před případným řešením mimo aplikaci.
Nastavení: Stejné jako předchozí vlny — přepínač, dny, Předmět, Tělo.
Každá vlna se odešle pouze jednou pro danou fakturu. Pokud klient zaplatí mezi vlnami, další vlny se automaticky zruší. Vlny se spouštějí pouze v pořadí — pokud nemáte zapnutou vlnu 1, vlna 2 se nikdy neodešle.
Nastavení jednotlivých vln — podrobně
Každá vlna (včetně upomínky před splatností a v den splatnosti) má stejnou strukturu nastavení. Pojďme si projít jednotlivá pole:
| Pole | Typ | Co nastavíte |
|---|---|---|
| Přepínač (toggle) | Zap / Vyp | Zapíná nebo vypíná celou vlnu. Když je vypnutý, e-mail se neodešle ani tehdy, pokud je vše ostatní nastavené. |
| Počet dní | Číslo (min. 1) | Kolik dní po splatnosti se e-mail odešle (u vlny „před splatností" je to kolik dní před splatností). Zadejte celé číslo. |
| Předmět (Subject) | Textové pole | Předmět e-mailu, který klient uvidí ve své schránce. Buďte struční a jasní — klient musí okamžitě poznat, o co jde. |
| Tělo (Body) | Velké textové pole | Hlavní obsah e-mailu. Napište klientovi, proč mu píšete, kolik dluží, jaké je číslo faktury a jak zaplatit. Můžete použít zástupné proměnné. |
Rozbalovací sekce: Ve výchozím stavu je pole Předmět a Tělo skryté. Kliknutím na šipku (nebo na celý nadpis vlny) se sekce rozbalí a zobrazí formulář. To udržuje stránku přehlednou, i když máte zapnutých všech 6 úrovní.
Upozornění pro majitele
Kromě e-mailů klientům můžete DoklaDík nastavit, aby notifikoval i vás (majitele účtu) o důležitých událostech. V sekci upomínek najdete dva přepínače:
| Přepínač | Co dělá |
|---|---|
| Upozornit majitele při úhradě faktury | Když klient zaplatí fakturu (systém spáruje platbu), dostanete e-mail s informací: „Faktura č. XY byla zaplacena klientem ABC." Skvělé pro okamžitý přehled o příchozích platbách. |
| Upozornit majitele na faktury po splatnosti | Když se faktura dostane do stavu „Po splatnosti", dostanete e-mail. Takže víte, u kterých klientů to vázne — i kdybyste se do aplikace nepřihlásili. |
Obě notifikace jsou nezávislé na upomínkách klientům. Můžete mít vypnuté upomínky klientům, ale zapnuté notifikace pro sebe — nebo naopak.
Děkovná zpráva po úhradě
Když klient zaplatí fakturu, můžete mu automaticky poděkovat. DoklaDík odešle e-mail s vaší vlastní děkovnou zprávou — je to drobnost, ale buduje to profesionální dojem a dobrý vztah s klientem.
| Nastavení | Popis |
|---|---|
| Přepínač (toggle) | Zapne nebo vypne automatické odesílání děkovné zprávy po zaplacení faktury. |
| Předmět e-mailu | Například: „Děkujeme za úhradu faktury č. {cislo}" nebo „Platba přijata — děkujeme!" |
| Tělo e-mailu | Hlavní obsah poděkování. Poděkujte za platbu, potvrďte přijetí a případně přidejte informaci o další spolupráci. |
Děkovná zpráva se odešle pouze jednou po zaplacení faktury. Pokud je faktura zaplacena částečně (např. splátkou), zpráva se odešle až po plné úhradě.
Praktický příklad nastavení
Pro lepší představu si ukažme, jak by mohlo vypadat kompletní nastavení upomínek pro typického živnostníka:
| Úroveň | Zapnuto | Kdy | Tón |
|---|---|---|---|
| Před splatností | Ano | 3 dny předem | Přátelská připomínka |
| V den splatnosti | Ano | Den D | Informace o splatnosti |
| Vlna 1 | Ano | 7 dní po | Zdvořilá upomínka |
| Vlna 2 | Ano | 14 dní po | Důrazná upomínka |
| Vlna 3 | Ne | — | — |
| Vlna 4 | Ne | — | — |
| Děkovná zpráva | Ano | Po zaplacení | Vřelé poděkování |
V tomto příkladu má živnostník zapnuté 4 úrovně upomínek a děkovnou zprávu. Většina klientů zaplatí po první nebo druhé upomínce — vlny 3 a 4 nejsou potřeba. Pokud byste měli problematické klienty, můžete kdykoli zapnout i zbývající vlny.
Často kladené otázky
-
Co když klient zaplatí mezi vlnami?
Jakmile DoklaDík zjistí, že faktura je zaplacená (automatickým párováním nebo ručním označením), všechny zbývající vlny se okamžitě zruší. Žádné další upomínky se neodešlou. -
Odesílají se upomínky i u konceptů?
Ne. Upomínky se odesílají pouze u faktur se stavem „Odesláno" (případně „Po splatnosti"). Koncepty, stornované a zaplacené faktury se nikdy neupomínají. -
Mohu upravit text pro konkrétního klienta?
Texty upomínek jsou globální — platí pro všechny klienty stejně. Pokud potřebujete pro konkrétního klienta jiný přístup, doporučujeme u něj vypnout automatické upomínky a napsat mu ručně. -
Mohu upomínky pro konkrétní fakturu vypnout?
Ano. V detailu faktury najdete možnost vyloučit ji z automatických upomínek. To je užitečné, když s klientem řešíte reklamaci nebo dohodnutý odklad. -
V kolik hodin se e-maily odesílají?
Systém odesílá upomínky v ranních hodinách (typicky mezi 8:00 a 9:00), aby e-mail čekal na klienta při začátku pracovního dne.
✓ Tip: Nastavte rozumné intervaly mezi vlnami
Dejte klientovi čas reagovat. Doporučený rozestup mezi vlnami je alespoň 7 dní. Příliš krátké intervaly (např. vlna každý druhý den) působí agresivně a mohou poškodit váš vztah s klientem. Obvyklé nastavení: Vlna 1 po 7 dnech, Vlna 2 po 14 dnech, Vlna 3 po 30 dnech.
⚠ Pozor: Nezahltit klienta
Nezapínejte všechny vlny najednou s krátkými intervaly. Klient, který dostane 6 e-mailů za 10 dní, si o vás udělá špatný dojem a příště raději vybere jiného dodavatele. Méně je někdy více — začněte se 2-3 vlnami a další přidejte, jen pokud to nestačí. Pokud máte dlouhodobě problematického klienta, zvažte raději osobní telefonát než další automatický e-mail.