Odeslání dodacího listu emailem
Jak odeslat dodací list emailem přímo z DoklaDíku — příjemce, předmět, zpráva, PDF příloha a veřejný odkaz. Kompletní návod krok za krokem.
Co je dodací list?
Dodací list je dokument, který potvrzuje, že zboží nebo služby byly dodány klientovi. Nejedná se o daňový doklad — neslouží k účetnictví ani k odpočtu DPH. Jeho hlavní účel je sloužit jako důkaz o předání zboží nebo poskytnutí služby. Dodací list obvykle obsahuje seznam položek, množství, datum dodání a údaje o odesílateli i příjemci. V DoklaDíku můžete dodací list jednoduše odeslat klientovi emailem přímo z aplikace — včetně PDF přílohy a veřejného odkazu pro online zobrazení.
📍 Kde to najdeš
- • Aplikace: Levé menu → Dodací listy
- • Funkce: otevřete dodací list → tlačítko Odeslat emailem v horní liště
Kde najdete tlačítko pro odeslání
Nejprve otevřete konkrétní dodací list, který chcete odeslat. V levém menu klikněte na Dodací listy — zobrazí se seznam všech vašich dodacích listů. Kliknutím na řádek otevřete detail vybraného dodacího listu.
V horní části detailu dodacího listu najdete lištu s akcemi (stejnou, jakou znáte z faktur). Na této liště je tlačítko Odeslat emailem. Na počítači se zobrazuje s plným textem „Odeslat emailem", na mobilním zařízení je zjednodušeno na „Email" s ikonou odeslání.
Na rozdíl od faktur, kde je tlačítko pro odeslání dostupné pouze v určitých stavech (např. po schválení), u dodacích listů je tlačítko Odeslat emailem viditelné vždy — bez ohledu na stav dodacího listu. Dodací list můžete odeslat kdykoli po jeho vytvoření.
Dialog pro odeslání emailu
Po kliknutí na tlačítko Odeslat emailem se otevře dialogové okno s názvem „Odeslat dodací list". V tomto okně nastavíte vše potřebné pro odeslání — komu email půjde, jaký bude mít předmět a text zprávy, a zda se má přiložit PDF.
Dialog obsahuje následující pole:
Příjemce
Pole Příjemce se automaticky vyplní e-mailovou adresou klienta, který je přiřazen k dodacímu listu. Adresa se načítá z kontaktních údajů klienta (pole e-mail v kartě klienta). Pokud klient nemá vyplněný e-mail, pole bude prázdné a musíte adresu zadat ručně.
Adresu příjemce můžete kdykoli přepsat — například pokud chcete dodací list odeslat na jinou adresu, než je ta uvedená u klienta.
Cc (kopie)
Pole Cc (Carbon copy) je volitelné. Slouží k odeslání kopie e-mailu na další adresu. Můžete sem zadat například svou vlastní e-mailovou adresu (abyste měli kopii odeslaného dodacího listu ve své schránce) nebo adresu svého účetního.
Předmět
Pole Předmět obsahuje předvyplněný text, který se načítá z nastavení emailových šablon. Výchozí předmět obvykle obsahuje číslo dodacího listu. Předmět můžete před odesláním libovolně upravit.
V předmětu i ve zprávě můžete používat šablonové proměnné, které se při odeslání automaticky nahradí skutečnými hodnotami:
Dostupné šablonové proměnné
{delivery_note_number}
Číslo dodacího listu (např. DL-2026-0001)
{client_name}
Název klienta / příjemce dodacího listu
{public_link}
Veřejný odkaz pro online zobrazení dodacího listu
Zpráva
Textové pole Zpráva slouží pro tělo e-mailu — tedy text, který klient uvidí v e-mailové zprávě. Výchozí text se opět načítá ze šablony v nastavení. Text můžete libovolně upravit, přidat osobní poznámku nebo poděkování.
Přiložit PDF
Zaškrtávací pole Přiložit PDF je ve výchozím stavu zaškrtnuté. To znamená, že k e-mailu bude automaticky přiložen dodací list ve formátu PDF. Klient si ho může stáhnout, vytisknout nebo archivovat. Pokud PDF přílohu nechcete odesílat (například chcete poslat pouze odkaz), odškrtněte toto pole.
Vložit veřejný odkaz
Zaškrtávací pole Vložit veřejný odkaz přidá do e-mailu odkaz, přes který si klient může dodací list zobrazit online v prohlížeči — bez nutnosti stahovat PDF. Toto pole je zaškrtnuté ve výchozím stavu, pokud má dodací list vygenerovaný veřejný token (odkaz). Veřejný odkaz je užitečný zejména pro klienty, kteří si chtějí dodací list prohlédnout na mobilu, kde nemusí být pohodlné otevírat PDF přílohy.
Odeslání e-mailu
Když máte vše vyplněno a zkontrolováno, klikněte na tlačítko Odeslat v pravém dolním rohu dialogu. Po kliknutí se tlačítko změní na „Posílám..." a dočasně se deaktivuje — to zabrání nechtěnému dvojímu odeslání.
Po úspěšném odeslání se stane následující:
- Dialog se automaticky zavře.
- V pravém horním rohu obrazovky se zobrazí zelená notifikace (toast) s textem „Dodací list odeslán emailem".
- Stránka s detailem dodacího listu se automaticky obnoví (refreshne), aby se aktualizovaly zobrazené informace.
- DoklaDík uloží časové razítko odeslání (sent_at) — díky tomu máte přehled o tom, kdy byl dodací list naposledy odeslán.
Pokud chcete odeslání zrušit, klikněte na tlačítko Zrušit v levém dolním rohu dialogu nebo na křížek v pravém horním rohu. Dialog se zavře a nic se neodešle.
Úspěšné odeslání
Zobrazí se zelená notifikace „Dodací list odeslán emailem". Stránka se obnoví a uloží se čas odeslání. Dodací list můžete odeslat opakovaně — například při úpravě položek.
Chyba při odeslání
Pokud dojde k chybě (neplatná e-mailová adresa, problém se serverem), zobrazí se červená notifikace s popisem chyby. Zkontrolujte e-mailovou adresu příjemce a zkuste odeslat znovu.
Co klient obdrží
Klient na zadanou e-mailovou adresu obdrží e-mail, který obsahuje:
Obsah e-mailu pro klienta
Předmět e-mailu
Text, který jste zadali v poli Předmět — s automaticky nahrazenými šablonovými proměnnými (číslo dodacího listu, název klienta).
Tělo zprávy
Text z pole Zpráva — vaše osobní sdělení klientovi. Pokud jste zaškrtli „Vložit veřejný odkaz", bude v textu i klikatelný odkaz pro online zobrazení.
PDF příloha
Pokud jste zaškrtli „Přiložit PDF", klient obdrží dodací list jako PDF soubor v příloze e-mailu. Soubor si může stáhnout, vytisknout nebo uložit pro své záznamy.
Veřejný odkaz
Pokud jste zaškrtli „Vložit veřejný odkaz", klient může kliknout na odkaz v e-mailu a dodací list si prohlédnout online přímo v prohlížeči — bez stahování.
Opakované odeslání
Dodací list můžete odeslat emailem opakovaně — neexistuje žádné omezení počtu odeslání. To je užitečné například v těchto situacích:
- Upravili jste dodací list — po změně položek, množství nebo jiných údajů můžete klientovi poslat aktualizovanou verzi.
- Klient email nenašel — pokud klient zprávu přehlédl, smazal nebo mu spadla do spamu, můžete ji odeslat znovu.
- Potřebujete odeslat na jinou adresu — přepište pole Příjemce a odešlete na novou adresu (např. na sklad klienta místo účetního oddělení).
Při každém odeslání se aktualizuje časové razítko sent_at na aktuální datum a čas. Tím máte vždy přehled, kdy byl dodací list naposledy odeslán.
💡 Tip: Vlastní emailové šablony
Výchozí předmět a text zprávy pro odeslání dodacích listů si můžete přizpůsobit v Nastavení → Emailové šablony. Nastavte si vlastní znění, které bude odpovídat vašemu firemnímu stylu — ušetříte čas při každém odeslání, protože nebudete muset text pokaždé přepisovat.
✓ Tip: Pošlete kopii sobě nebo účetnímu
Využijte pole Cc (kopie) k odeslání kopie dodacího listu na svou vlastní e-mailovou adresu nebo na adresu svého účetního. Budete mít potvrzení o odeslání přímo ve své poštovní schránce a zároveň zajistíte, že účetní má k dispozici všechny potřebné dokumenty.