Opakující se faktury

Krok 1 — Kde najít opakující se faktury

V levém postranním panelu klikněte na položku Opakující se (ikona se dvěma šipkami v kruhu). Dostanete se na seznam všech vašich šablon.

Novou šablonu vytvoříte tlačítkem + Nová šablona v pravém horním rohu stránky.

Krok 2 — Název šablony a klient

Formulář nové šablony začíná dvěma základními údaji:

• Název šablony (povinný) — interní název pro vaši orientaci. Klient ho nikdy neuvidí. Například: „Měsíční paušál – Novák s.r.o." nebo „Pronájem kanceláře – leden".
• Klient (povinný) — vyberte příjemce faktur z vašeho adresáře kontaktů. Vygenerované faktury budou automaticky vystaveny na tohoto klienta.

Krok 3 — Frekvence a datum generování

Nastavte, jak často a kdy má DoklaDík fakturu vystavit:

• Frekvence — zvolte interval: Denně, Týdně, Měsíčně, Kvartálně nebo Ročně.
• Den v měsíci (1–28) — zobrazí se při volbě Měsíčně. Určuje, v který den v měsíci se faktura automaticky vygeneruje. Doporučujeme hodnotu nejvýše 28, aby fungovala i v únoru.
• Začátek — datum, od kdy má šablona generovat faktury. Faktury se nevystaví před tímto datem.
• Konec (nepovinný) — datum, do kdy šablona platí. Pokud ponecháte prázdné, šablona běží bez časového omezení.

Krok 4 — Položky faktury

Přidejte položky, které se budou opakovat na každé vygenerované faktuře. Struktura je stejná jako u běžné faktury:

• Popis — co fakturujete (zobrazí se na PDF).
• Mn. — množství (kusy, hodiny, dny…).
• Jedn. — jednotka (ks, hod, měs, paušál…).
• Cena/j — cena za jednu jednotku bez DPH.
• DPH — sazba daně: 0 %, 12 % nebo 21 %.

Položky přidáte tlačítkem + Přidat ručně nebo je vyberte z katalogu produktů tlačítkem Z katalogu.

Krok 5 — Bankovní účet a automatické odesílání

Zbývají dvě nastavení, která ovlivňují, jak budou vygenerované faktury vypadat a co se s nimi stane:

• Bankovní účet — vyberte, který váš účet se zobrazí na vygenerovaných fakturách. Pokud máte více bankovních účtů, vyberte ten správný pro tohoto klienta.
• Email pro odesílání — emailová adresa klienta, na kterou se faktura odešle. Vyplní se automaticky z adresáře, ale lze ji ručně upravit.
• Automaticky odeslat emailem klientovi — Switch přepínač. Pokud ho zapnete, DoklaDík po vygenerování faktury ji automaticky odešle emailem klientovi bez jakéhokoliv dalšího zásahu z vaší strany.

Krok 6 — Vytvořit šablonu

Jakmile máte vše vyplněno, klikněte na zelené tlačítko Vytvořit šablonu v dolní části formuláře. Šablona se uloží a přidá do seznamu opakujících se faktur.

Od tohoto okamžiku DoklaDík šablonu sleduje a v naplánovaný den automaticky vygeneruje fakturu.

Krok 7 — Seznam šablon a správa

Na stránce Opakující se vidíte přehlednou tabulku všech šablon s těmito sloupci:

• Název — interní název šablony.
• Klient — příjemce vygenerovaných faktur.
• Frekvence — jak často se faktura generuje (Měsíčně, Ročně…).
• Příští generování — datum, kdy se vystaví další faktura.
• Stav — Aktivní (zelená) nebo Pozastavená (žlutá). Pozastavenou šablonu lze kdykoliv znovu aktivovat.
• Celkem vygenerováno — kolik faktur šablona dosud vystavila.

Faktury můžete také generovat ručně — zaškrtněte vybrané šablony a klikněte na tlačítko Vygenerovat vybrané v modrém banneru v horní části stránky.

Krok 8 — Kde se vygenerované faktury zobrazí

Automaticky vygenerované faktury se zobrazí v sekci Faktury — úplně stejně jako faktury vystavené ručně. Dostanou vlastní číslo faktury a lze s nimi pracovat jako s každou jinou fakturou:

• Upravit před odesláním
• Stáhnout jako PDF
• Odeslat klientovi emailem
• Označit jako zaplacenou