Označení faktury jako zaplacené

K čemu slouží ruční označení platby

Pokud máte v DoklaDíku napojenou banku, většina plateb se spáruje automaticky podle variabilního symbolu. Existují ale situace, kdy automatické párování neprobíhá — například:

• Hotovostní platba — klient zaplatil v hotovosti při předání zboží nebo služby
• Bankovní převod z nenapojené banky — platba přišla na účet, který nemáte v DoklaDíku propojený
• Zahraniční platba — převod ze zahraničního účtu (SEPA, SWIFT), který neprojde automatickým párováním
• Kryptoměna nebo alternativní platba — platba přes PayPal, krypto nebo jiný nebankovní kanál
• Vzájemný zápočet — faktura se uhradí formou zápočtu pohledávek

Ve všech těchto případech potřebujete fakturu označit jako zaplacenou ručně, aby se její stav aktualizoval a promítl se do statistik i přehledů.

Jak otevřít dialog pro označení platby

Na detailu nezaplacené faktury klikněte na ikonu ⋮ (tři tečky) v pravém horním rohu. Zobrazí se rozbalovací menu s několika možnostmi — vyberte položku Označit jako zaplacené.

Otevře se dialog s názvem Označit jako zaplaceno, kde máte tři možnosti, jak zadat datum zaplacení, a volitelně i pole pro úpravu přijaté částky.

Dialog „Označit jako zaplaceno"

Dialog nabízí tři způsoby, jak zadat datum zaplacení. Vyberte ten, který odpovídá realitě:

1. Zaplaceno dnes

Rychlé tlačítko, které okamžitě nastaví datum zaplacení na dnešní den. Ideální pokud klient právě zaplatil — například v hotovosti při osobním předání.

• Datum zaplacení — automaticky se vyplní dnešní datum
• Jedno kliknutí — faktura se okamžitě označí jako zaplacená

2. Zaplaceno v den splatnosti

Rychlé tlačítko, které nastaví datum zaplacení na datum splatnosti faktury. Hodí se v situacích, kdy víte, že klient zaplatil včas, ale platba se nespárovala automaticky.

• Datum zaplacení — automaticky se vyplní datum splatnosti z faktury
• Jedno kliknutí — stejně rychlé jako „Zaplaceno dnes"

3. Vlastní datum

Pokud potřebujete zadat jiné datum (například datum, kdy platba skutečně přišla na účet), použijte pole pro výběr vlastního data. Klikněte do pole, vyberte datum z kalendáře a potvrďte tlačítkem Uložit.

• Date picker — klikněte do vstupního pole a vyberte datum z rozbalovacího kalendáře
• Tlačítko Uložit — potvrdí vybrané datum a označí fakturu jako zaplacenou

Haléřové vyrovnání (úprava přijaté částky)

V dialogu pro označení platby najdete checkbox Zadat přijatou částku (haléřové vyrovnání). Zaškrtnutím se zobrazí pole pro zadání skutečně přijaté částky — to se hodí v případech, kdy klient zaplatil o pár haléřů nebo korun více či méně, než je celková částka faktury.

Jak to funguje

• Checkbox — zaškrtněte Zadat přijatou částku (haléřové vyrovnání)
• Pole částky — zobrazí se číselné vstupní pole (s krokem 0.01) s označením měny faktury (např. CZK, EUR)
• Předvyplněná hodnota — pole se předvyplní celkovou částkou faktury
• Rozdíl — pod polem se zobrazuje aktuální rozdíl ve formátu Rozdíl: +/- X.XX CZK

Automatické vyrovnání (rounding threshold)

DoklaDík má nastavenou hranici pro automatické haléřové vyrovnání — výchozí hodnota je 10 Kč (konfigurovatelné v nastavení). Pokud je rozdíl mezi částkou faktury a přijatou platbou v rámci této hranice, systém rozdíl automaticky vyrovná a fakturu označí jako plně zaplacenou.

Překročení hranice

Pokud je rozdíl větší než nastavená hranice (výchozích 10 Kč), DoklaDík zobrazí varovnou hlášku. V takovém případě zkontrolujte, zda je zadaná částka správná — velký rozdíl může znamenat chybnou platbu nebo špatně zadanou částku.

Co se stane po označení jako zaplacené

Jakmile fakturu označíte jako zaplacenou (kteroukoliv z výše popsaných metod), proběhne několik akcí najednou:

• Změna stavu faktury — stav se změní z „Čeká na platbu" (nebo „Po splatnosti") na Zaplacená. Na detailu faktury se zobrazí zelený badge.
• Uzamčení faktury — tlačítko pro úpravu se deaktivuje a zobrazí popisek Uzamčeno. Zaplacenou fakturu nelze editovat, aby nedošlo ke změně dokladu po úhradě.
• Odeslání děkovného e-mailu — pokud máte v nastavení notifikací zapnuté automatické potvrzení platby, klient obdrží e-mail s potvrzením, že platba byla přijata.
• Odpočet ze skladu — pokud faktura obsahuje skladové položky, automaticky se provede odpočet ze skladu (destock).
• Auditní záznam — do historie faktury se zapíše záznam o tom, kdo a kdy fakturu označil jako zaplacenou.
• Potvrzení — zobrazí se toast notifikace: Faktura označena jako zaplacená (YYYY-MM-DD) s datem zaplacení.

Kdy použít ruční označení a kdy automatické párování