Párování plateb — jak funguje automatická evidence úhrad
Jak DoklaDík automaticky spáruje platbu od klienta s fakturou a označí ji jako zaplacenou — bez ruční práce.
Co je párování plateb?
Párování plateb je funkce, která automaticky propojí příchozí platbu od klienta s konkrétní fakturou a označí ji jako zaplacenou — bez toho, abyste museli cokoliv dělat ručně. Stačí jednou nastavit přeposílání emailů z vaší banky a zbytek DoklaDík zvládne sám.
Jak celý proces funguje?
Automatické párování plateb funguje na principu přeposílání emailových notifikací z vaší banky. Postup je jednoduchý:
- Klient zaplatí vaši fakturu bankovním převodem.
- Vaše banka vám automaticky pošle email s informací o přijaté platbě (tzv. platební notifikace).
- Tento email banka automaticky přepošle na váš unikátní DoklaDík email (
xxx@pay.dokladik.cz). - DoklaDík email zpracuje — přečte variabilní symbol, částku a odesilatele.
- Systém najde odpovídající fakturu a automaticky ji označí jako zaplacenou ✅.
Celý proces trvá zpravidla do několika minut od přijetí platby. Vše probíhá automaticky — vy jen přijdete do DoklaDík a vidíte faktury označené jako zaplacené.
Krok 1 — Nastavení: váš unikátní email pro platby
Každý účet v DoklaDík dostane unikátní emailovou adresu ve tvaru
vase-firma@pay.dokladik.cz. Na tuto adresu banka přeposílá platební notifikace.
Adresa je výhradně vázaná na váš účet — nikdo jiný nemá přístup.
Adresu najdete v Nastavení → Párování plateb. Kliknutím na ikonu kopírování vedle adresy ji zkopírujete do schránky.
Krok 2 — Nastavení přeposílání v bance
Aby párování fungovalo, musíte své bance říct, aby přeposílala emailové notifikace o příchozích platbách na váš DoklaDík email. Každá banka to nastavuje trochu jinak — obvykle jde o:
- Internetové bankovnictví → Nastavení → Notifikace / Upozornění
- Nastavit typ: Příchozí platba nebo Přijatá transakce
- Způsob: Email
- Emailová adresa: zkopírovaná adresa z DoklaDík (např.
nazev-firmy@pay.dokladik.cz)
✓ Podporované banky (ověřené):
Krok 3 — Variabilní symbol: klíč ke spárování
Systém páruje platbu s fakturou primárně podle variabilního symbolu (VS). Variabilní symbol je číslo, které klient uvede při platbě — DoklaDík ho automaticky generuje a tiskne na každou fakturu (a do QR kódu platby).
Důležité: Aby párování proběhlo správně, musí klient při platbě uvést správný variabilní symbol z faktury. Proto doporučujeme:
- Vždy posílat fakturu emailem přes DoklaDík — klient ji dostane s QR kódem, kde je VS předvyplněný.
- Na faktuře je VS jasně viditelný — klient ho opíše při ručním zadávání platby.
Krok 4 — Přehled plateb v DoklaDík
Všechny přijaté platby uvidíte v sekci Platby (levé menu). Stránka je rozdělena do čtyř sekcí:
Spárované platby
Platby, které systém automaticky propojil s fakturou. Faktura je označena jako zaplacená. Žádná akce není potřeba.
Nespárované platby
Platby, ke kterým systém nenašel odpovídající fakturu (chybějící nebo špatný VS, platba navíc). Vyžadují ruční kontrolu — viz Krok 5.
Neúplná částka — KONTROLA!
Klient zaplatil méně než je částka faktury. Faktura je částečně uhrazena. Rozhodněte se: čekat na doplatek, nebo fakturu ručně spárovat a rozdíl řešit jinak.
Přeplaceno — KONTROLA!
Klient zaplatil více než je částka faktury — může jít o duplicitní platbu nebo přeplatek. Zkontrolujte a případně vraťte přeplatek klientovi.
Krok 5 — Ruční spárování nespárované platby
Pokud systém platbu automaticky nespáruje (chybí nebo neodpovídá VS), spárujete ji ručně:
- V sekci Nespárované platby klikněte na tlačítko Spárovat u dané platby.
- Otevře se dialog — vyhledejte fakturu (nebo dobropis), ke které platba patří.
- Vyberte typ dokladu: Faktura nebo Dobropis.
- Klikněte Potvrdit spárování.
- Faktura se označí jako zaplacená a platba přesune do sekce Spárované.
Platby, které vůbec nesouvisí s žádnou fakturou (zálohy, nepřiřazené převody), označte jako Zpracované zaškrtnutím a kliknutím na Označit zpracované. Tím zmizí ze seznamu nespárovaných a přestanou upozorňovat.
Co vidíte u každé platby?
Pro každou platbu v přehledu jsou k dispozici tyto informace:
- Variabilní symbol — číslo, které klient uvedl při platbě
- Přijatá částka — kolik přišlo na účet
- Očekávaná částka — celková suma faktury (zobrazuje se u částečných/přeplatků)
- Rozdíl — o kolik se platba liší od částky faktury
- Spárovaná faktura — číslo faktury, se kterou je platba propojena
💡 Tip: Proč klient nezaplatil správný VS?
Nejčastější příčina nespárovaných plateb je chybějící nebo špatný variabilní symbol. Řešení: vždy posílejte faktury emailem přes DoklaDík — klient dostane fakturu s QR kódem, kde je VS předvyplněný. Scan QR kódem = 0 chyb při platbě.
⚠ Pozor: Bezpečnost emailových notifikací
Svůj DoklaDík email pro platby nikomu nesdělujte — slouží výhradně jako cíl pro přeposílání bankovních notifikací. Adresa je kryptograficky jedinečná pro váš účet.