Přehled dobropisů — funkce a stavy
Kompletní průvodce stránkou dobropisů v DoklaDíku — souhrnné karty, sloupce tabulky, stavy, filtry, akce na řádku, hromadné akce, export a vytvoření nového dobropisu.
Přehled dobropisů
Stránka Dobropisy je centrální místo pro správu všech vašich dobropisů (opravných daňových dokladů). Najdete zde souhrnné karty s přehledem počtu a hodnoty dobropisů, tabulku se všemi doklady, filtry pro rychlé hledání a akce pro práci s jednotlivými i více dobropisy najednou. Z této stránky také vytváříte nové dobropisy a exportujete data do CSV nebo Pohoda XML.
📍 Kde to najdeš
- • Aplikace: Levé menu → Dobropisy
- • Nový dobropis: tlačítko + Nový dobropis v pravém horním rohu
Co je dobropis
Dobropis (oficiálně opravný daňový doklad) je účetní doklad, kterým opravujete nebo snižujete částku na již vystavené faktuře. Jedná se o tzv. „zápornou fakturu" — dobropis má zápornou celkovou částku, protože představuje vrácení peněz nebo snížení pohledávky vůči klientovi.
Kdy se dobropis vystavuje:
- Vrácení zboží — klient vrátil celé zboží nebo jeho část a vy mu vracíte peníze
- Poskytnutí slevy — dodatečná sleva po vystavení faktury (množstevní sleva, reklamace, bonusová sleva)
- Chyba na faktuře — na původní faktuře byla chybná cena, množství nebo jiný údaj, který nelze opravit jinak
- Zrušení části dodávky — klient odebral méně zboží nebo služeb, než bylo původně fakturováno
Každý dobropis v DoklaDíku je vázaný na původní fakturu. Při vytváření dobropisu vybíráte fakturu, ke které se dobropis vztahuje. Tato vazba je viditelná v přehledu dobropisů (sloupec Původní faktura) i na detailu dobropisu. Z dobropisu se můžete jedním kliknutím prokliknout na původní fakturu a naopak.
Souhrnné karty
V horní části stránky Dobropisy najdete tři souhrnné karty, které poskytují rychlý přehled o stavu vašich dobropisů. Karty se automaticky aktualizují podle aktuálních dat a vybraných filtrů.
Všechny dobropisy
12
Celkový počet dobropisů
Vydáno
-45 600 Kč
Součet vydaných dobropisů
Koncepty
-8 200 Kč
Součet rozpracovaných dobropisů
Význam jednotlivých karet:
- Všechny dobropisy — celkový počet dobropisů (všechny stavy dohromady). Karta zobrazuje číslo (count), nikoli částku.
- Vydáno — celková součtová částka všech dobropisů ve stavu Vydáno. Hodnota je záporná, protože dobropis představuje vrácení peněz.
- Koncepty — celková součtová částka všech dobropisů ve stavu Koncept (rozpracované, dosud nevydané). Pomáhá sledovat, kolik dobropisů čeká na dokončení.
Sloupce tabulky
Pod souhrnnými kartami najdete hlavní tabulku se seznamem všech dobropisů. Tabulka obsahuje následující sloupce (zleva doprava):
| Sloupec | Popis |
|---|---|
| Číslo | Unikátní číslo dobropisu (např. D2026-0001). Kliknutím se otevře detail dobropisu. |
| Původní faktura | Číslo faktury, ke které se dobropis vztahuje. Zobrazuje se jako klikatelný odkaz — po kliknutí se otevře detail původní faktury. |
| Odběratel | Název firmy nebo jméno klienta, kterému byl dobropis vystaven. |
| Vystaveno | Datum vystavení dobropisu. |
| Splatnost | Datum splatnosti dobropisu (do kdy musí být vrácena platba klientovi). |
| Základ | Základ daně (částka bez DPH). U neplátců DPH odpovídá celkové částce. |
| DPH | Výše DPH. Sloupec se zobrazuje pouze plátcům DPH. Neplátci tento sloupec neuvidí. |
| Celkem | Celková částka dobropisu včetně DPH. Hodnota je záporná (dobropis = vrácení peněz). |
| 👁 (ikona oka) | Indikátor sledování — zobrazuje se, pokud má dobropis aktivní veřejný odkaz (webový doklad). Kliknutím otevřete veřejný odkaz. |
| 📧 (ikona emailu) | Indikátor odeslání — zobrazuje se, pokud byl dobropis odeslán emailem klientovi. Ukazuje, že klient dobropis obdržel. |
| Stav | Aktuální stav dobropisu zobrazený jako barevný badge (Koncept, Vydáno, Stornováno). |
| Akce | Tlačítko ⋮ (tři tečky) s rozbalovacím menu akcí — Upravit, Odeslat emailem, Stáhnout PDF, Webový doklad, Smazat. |
Stavy dobropisů
Každý dobropis v DoklaDíku může být v jednom ze tří stavů. Stav určuje, jak se dobropis zobrazuje v přehledu (barevný badge) a jaké akce s ním můžete provádět.
Rozpracovaný dobropis, který ještě nebyl vydán. Můžete ho libovolně upravovat — měnit položky, částky, klienta i původní fakturu. Koncept není platný daňový doklad a klient ho nevidí (pokud nemá veřejný odkaz). Většina dobropisů začíná v tomto stavu.
Dobropis byl vydán — je platný opravný daňový doklad. Vydaný dobropis byl odeslán klientovi (emailem nebo přes veřejný odkaz). Stav se nastaví automaticky po prvním odeslání, nebo ho můžete nastavit ručně. Vydaný dobropis by se neměl měnit (je to daňový doklad).
Dobropis byl zrušen (stornován). Stornovaný dobropis není platný doklad — slouží pouze jako evidence, že dobropis existoval a byl následně zrušen. Stornování je nevratné — stornovaný dobropis nelze obnovit ani znovu vydat.
Filtry a vyhledávání
Nad tabulkou dobropisů najdete nástroje pro filtrování a vyhledávání, které vám pomohou rychle najít konkrétní dobropis nebo zobrazit pouze dobropisy v určitém stavu nebo období.
Filtr stavu
Řada čtyř tlačítek pro rychlé filtrování podle stavu dobropisu. Aktivní filtr je zvýrazněný — kliknutím na jiné tlačítko přepnete filtr. K dispozici jsou:
- Všechny — zobrazí všechny dobropisy bez ohledu na stav (výchozí volba)
- Koncept — zobrazí pouze rozpracované dobropisy
- Vydáno — zobrazí pouze vydané (platné) dobropisy
- Stornováno — zobrazí pouze stornované dobropisy
Filtr období
Filtr období umožňuje zobrazit dobropisy vystavené v konkrétním časovém rozsahu. Klikněte na filtr období a vyberte rozsah dat (od–do). Tabulka se okamžitě aktualizuje a zobrazí pouze dobropisy vystavené ve zvoleném období. Souhrnné karty se také přepočítají podle vybraného období.
Vyhledávání
Vyhledávací pole Hledat v dobropisech... slouží pro fulltextové hledání. Můžete hledat podle čísla dobropisu, názvu odběratele, čísla původní faktury nebo jiného textu. Výsledky se filtrují v reálném čase při psaní — nemusíte potvrzovat Enterem.
Akce na řádku
Každý řádek v tabulce dobropisů má na konci tlačítko ⋮ (tři tečky), které po kliknutí zobrazí rozbalovací menu s pěti akcemi:
| Akce | Ikona | Popis |
|---|---|---|
| Upravit | ✏️ | Otevře detail dobropisu pro úpravy. Dostupné pouze pro dobropisy ve stavu Koncept — vydané a stornované dobropisy nelze upravovat. |
| Odeslat emailem | 📧 | Otevře dialog pro odeslání dobropisu emailem klientovi. Po odeslání se stav automaticky změní na Vydáno (pokud byl Koncept). Dostupné pro Koncept a Vydáno. |
| Stáhnout PDF | 📥 | Stáhne dobropis jako PDF soubor do vašeho počítače. Dostupné pro všechny stavy — PDF si můžete stáhnout i u stornovaného dobropisu (pro evidenci). |
| Webový doklad | 🔗 | Vygeneruje nebo otevře veřejný odkaz na online verzi dobropisu. Klient si dobropis prohlédne v prohlížeči bez přihlášení. Dostupné pro Koncept a Vydáno. |
| Smazat | 🗑️ | Trvale smaže dobropis. Zobrazí potvrzovací dialog — po potvrzení se dobropis odstraní. Smazání je nevratné. Dostupné pouze pro dobropisy ve stavu Koncept. |
Hromadné akce
Pokud potřebujete provést akci s více dobropisy najednou, použijte hromadné akce. Nejprve zaškrtněte checkboxy na levé straně řádků u dobropisů, se kterými chcete pracovat. Po zaškrtnutí alespoň jednoho řádku se v horní části tabulky zobrazí lišta s hromadnými akcemi.
Hromadné stornování vybraných dobropisů. Zobrazí potvrzovací dialog s počtem dobropisů, které budou stornované. Po potvrzení se všechny vybrané dobropisy přepnou do stavu Stornováno. Tato akce je nevratná. Stornovat lze pouze dobropisy ve stavu Koncept nebo Vydáno.
Hromadné smazání vybraných dobropisů. Zobrazí potvrzovací dialog s počtem dobropisů, které budou smazané. Po potvrzení se všechny vybrané dobropisy trvale odstraní z databáze. Smazání je nevratné. Smazat lze pouze dobropisy ve stavu Koncept.
Export
Data o dobropisech můžete exportovat do dvou formátů. Tlačítko pro export najdete v horní části stránky vedle tlačítka pro vytvoření nového dobropisu. Export obsahuje dobropisy podle aktuálně nastavených filtrů (stav, období, vyhledávání).
| Formát | Popis | Použití |
|---|---|---|
| CSV (Excel) | Tabulkový formát oddělený středníky. Otevře se přímo v Excelu, Google Sheets nebo jiném tabulkovém editoru. | Vlastní analýzy, přehledy, přeposlání účetní, archivace dat. |
| Pohoda XML | XML formát kompatibilní s účetním softwarem Pohoda od firmy Stormware. Import přes Soubor → Datová komunikace → XML import. | Import dobropisů do účetního systému Pohoda pro zaúčtování. |
Vytvoření nového dobropisu
Nový dobropis vytvoříte kliknutím na tlačítko + Nový dobropis v pravém horním rohu stránky Dobropisy. Na rozdíl od faktur a objednávek se neotevře nová stránka, ale dialog (modální okno) přímo nad seznamem dobropisů.
Dialog pro vytvoření nového dobropisu obsahuje tato pole:
| Pole | Povinné | Popis |
|---|---|---|
| Původní faktura | Ano | Výběr faktury, ke které se dobropis vztahuje. Vyhledávejte podle čísla faktury nebo názvu klienta. Po výběru se automaticky předvyplní klient a další údaje z faktury. |
| Klient | Auto | Klient se automaticky vyplní podle vybrané faktury. Pole je needitovatelné — klient dobropisu musí být shodný s klientem na původní faktuře. |
| Částka | Ano | Částka dobropisu (kolik vracíte klientovi). Zadejte jako kladné číslo — DoklaDík automaticky převede na zápornou hodnotu. Částka nesmí překročit celkovou hodnotu původní faktury. |
Po vyplnění údajů klikněte na Vytvořit. DoklaDík vytvoří nový dobropis ve stavu Koncept a přesměruje vás na jeho detail, kde můžete doplnit položky, poznámky a další údaje. Pokud nechcete dobropis vytvořit, klikněte na Zrušit nebo zavřete dialog křížkem.
Sledování — ikony v tabulce
V tabulce dobropisů si můžete všimnout dvou ikon u některých řádků — ikony oka (👁) a ikony emailu (📧). Tyto ikony slouží jako vizuální indikátory a poskytují rychlou informaci o stavu odeslání a sdílení dobropisu.
- 👁 Ikona oka (webový doklad) — zobrazuje se u dobropisů, které mají aktivní veřejný odkaz. Klient si může dobropis prohlédnout online v prohlížeči bez přihlášení. Kliknutím na ikonu otevřete veřejný odkaz v nové záložce.
- 📧 Ikona emailu (odesláno) — zobrazuje se u dobropisů, které byly odeslány emailem klientovi. Indikátor potvrzuje, že email s dobopisem byl úspěšně odeslán. Pokud ikona chybí, dobropis nebyl dosud odeslán emailem.
Obě ikony se zobrazují nezávisle — dobropis může mít obě ikony (odeslán emailem a má veřejný odkaz), jen jednu, nebo žádnou (koncept, který nebyl sdílen).
💡 Tip: Používejte filtr stavu pro rychlý přehled
Pokud chcete vidět jen rozpracované dobropisy, které potřebujete dokončit, klikněte na filtr Koncept. Zobrazí se pouze koncepty a souhrnné karty se přepočítají jen pro tento stav. Stejně tak můžete rychle zkontrolovat všechny vydané dobropisy za určité období kombinací filtru Vydáno a filtru období.
✓ Tip: Dobropis vždy navázejte na fakturu
Každý dobropis v DoklaDíku musí být navázaný na původní fakturu. Díky tomu máte vždy přehled, který dobropis patří ke které faktuře. V tabulce dobropisů vidíte sloupec Původní faktura s klikatelným odkazem — jedním kliknutím se dostanete na detail faktury, ze které dobropis vychází.
⚠ Pozor: Stornování a smazání je nevratné
Stornovaný dobropis nelze obnovit — zůstane v systému jako evidence, ale není platný daňový doklad. Smazaný dobropis je odstraněn úplně a trvale. Pokud si nejste jistí, raději dobropis stornujte (zůstane v evidenci) než mažte (zmizí úplně). Hromadné akce jsou také nevratné — před potvrzením si zkontrolujte, že máte zaškrtnuté správné řádky.
💡 Tip: Export pro účetní
Pokud používáte účetní software Pohoda, využijte export Pohoda XML — importujete dobropisy přímo do Pohody bez ručního přepisování. Pro ostatní účetní systémy nebo vlastní přehledy použijte export CSV, který otevřete v Excelu nebo Google Sheets.