Přehled faktur — funkce a stavy
Kompletní přehled stránky Faktury v DoklaDíku. Souhrnné karty, tabulka faktur, 6 stavů, filtry, akce na řádku, hromadné akce, export a sledování doručení.
Faktury — hlavní přehled všech vašich faktur
Stránka Faktury je centrální místo, kde najdete všechny vystavené faktury. Vidíte tu souhrnné statistiky, kompletní tabulku s filtry a vyhledáváním, stavy jednotlivých faktur, akce pro odeslání, stažení PDF, export a hromadné operace. Vše na jednom místě — od konceptu až po zaplacenou fakturu.
📍 Kde to najdeš
- • Aplikace: Levé menu → Faktury
- • Funkce: přehled všech faktur, souhrnné karty, filtry, akce, hromadné operace, export
Souhrnné karty
V horní části stránky se zobrazují čtyři souhrnné karty, které vám na první pohled ukážou finanční přehled vašich faktur. Hodnoty se počítají ze všech faktur kromě konceptů (drafts) — tedy pouze z faktur ve stavu Vystaveno, Zaplacené, Po splatnosti, Stornováno a Dobropis.
- Celkem — součet částek všech faktur (mimo koncepty). Zobrazuje celkový objem fakturace za vybrané období.
- Zaplacené — součet částek faktur, které byly uhrazeny (stav „Zaplacené"). Zelená barva signalizuje, že peníze jsou na účtu.
- Zbývá uhradit — součet částek faktur, které jsou vystavené a dosud neuhrazené. Zahrnuje faktury ve stavu „Vystaveno" i „Po splatnosti".
- Po splatnosti — součet částek faktur, u kterých uplynulo datum splatnosti a stále nejsou zaplacené. Červená barva upozorňuje na problém.
Sloupce tabulky
Hlavní tabulka zobrazuje všechny vaše faktury seřazené od nejnovějších. Každý řádek faktury obsahuje tyto sloupce:
| Sloupec | Popis |
|---|---|
| Checkbox | Zaškrtávací pole pro výběr faktury — umožňuje hromadné akce nad více fakturami najednou. |
| VS | Variabilní symbol — unikátní číslo pro identifikaci platby. Klient ho zadává při bankovním převodu, aby se platba správně spárovala s fakturou. |
| Číslo | Číslo faktury — interní číslo dokumentu generované podle nastavené číselné řady (např. 20250001, 20250002...). |
| Odběratel | Název klienta (odběratele), kterému je faktura vystavena. Kliknutím na název se otevře detail faktury. |
| Vystaveno | Datum vystavení faktury — den, kdy byla faktura vytvořena nebo finalizována. |
| Splatnost | Datum splatnosti — deadline, do kterého musí klient fakturu uhradit. Po překročení se faktura automaticky označí jako „Po splatnosti". |
| Částka | Celková částka faktury včetně DPH — zobrazena v měně faktury (Kč, EUR apod.). |
| Uhrazeno | Datum uhrazení — den, kdy byla platba přijata. Pokud faktura není zaplacená, pole je prázdné. |
| 👁 (ikona oka) | Počet zobrazení veřejného odkazu (webového dokladu) klientem. Číslo se zvýší pokaždé, když klient otevře veřejnou stránku faktury. |
| ✉ (ikona e-mailu) | Stav odeslání e-mailu — ikona signalizuje, zda byl e-mail doručen, otevřen nebo selhal (bounce). |
| Stav | Barevný badge se stavem faktury (Koncept, Vystaveno, Po splatnosti, Zaplacené, Stornováno, Dobropis). |
| Akce | Ikony rychlých akcí — Upravit, Odeslat e-mailem, Stáhnout PDF, Export ISDOC, Webový doklad, Smazat. |
Stavy faktur
Každá faktura v DoklaDíku má jeden z šesti stavů. Stav se zobrazuje jako barevný badge v tabulce i na detailu faktury. Některé stavy se nastavují automaticky (např. Po splatnosti), jiné ručně (např. Stornováno).
Rozpracovaná faktura (draft)
Faktura ve stavu Koncept ještě nebyla dokončena a odeslána. Můžete ji libovolně upravovat — měnit položky, částky, odběratele i data. Koncept se nezapočítává do souhrnných karet (Celkem, Zaplacené atd.) a není viditelný pro klienta. Jakmile fakturu finalizujete, přejde do stavu „Vystaveno".
Faktura vystavena, čeká na platbu
Faktura byla finalizována a je připravená k odeslání klientovi (nebo už byla odeslána). Ve stavu Vystaveno faktura čeká na úhradu. Částka se počítá do souhrnné karty „Zbývá uhradit". Fakturu v tomto stavu lze odeslat e-mailem, sdílet přes webový doklad nebo stáhnout jako PDF.
Neuhrazená faktura po termínu splatnosti
Tento stav se zobrazí automaticky, jakmile uplyne datum splatnosti a faktura stále není zaplacená. Nemusíte nic nastavovat — DoklaDík kontroluje datum splatnosti a pokud je starší než dnešní den a faktura nemá přijatou platbu, zobrazí červený badge „Po splatnosti". Částka se započítá do souhrnné karty „Po splatnosti". Doporučujeme u těchto faktur zkontrolovat sledování (ikona oka a e-mailu) a případně odeslat upomínku.
Faktura byla uhrazena
Faktura je označená jako zaplacená — buď automaticky (napojení na banku a spárování platby podle VS), nebo ručně (přes dialog „Označit jako zaplacené"). Ve sloupci „Uhrazeno" se zobrazí datum přijetí platby. Částka se počítá do souhrnné karty „Zaplacené". Zaplacenou fakturu nelze editovat — pokud potřebujete změnu, vystavte dobropis.
Zrušená faktura
Faktura byla stornována — zrušena bez nároku na platbu. Stornovaná faktura zůstává v seznamu pro účetní evidenci, ale nepočítá se do finančních souhrnů. Stornování je nevratná akce. Pokud potřebujete opravu zaplacené faktury, použijte místo storna dobropis.
Faktura s vystaveným dobropisem
Pokud k faktuře existuje dobropis (opravný daňový doklad), zobrazí se tento speciální stav. Dobropis snižuje nebo ruší původní pohledávku. Faktura s dobropisem zůstává v přehledu a je vizuálně odlišena, abyste věděli, že k ní byl vystaven opravný doklad.
Filtry a vyhledávání
Nad tabulkou faktur najdete filtrační lištu, která vám pomůže rychle najít konkrétní faktury. Filtry můžete kombinovat — například zobrazit jen nezaplacené faktury z minulého měsíce.
Filtr stavu
Šest tlačítek pro rychlé filtrování podle stavu faktury:
Kliknutím na tlačítko se tabulka okamžitě přefiltruje. Aktivní filtr je vizuálně zvýrazněný. Kliknutím na „Vše" filtr zrušíte.
Filtr období
Dropdown pro výběr časového rozmezí zobrazených faktur:
- Tento měsíc — faktury vystavené v aktuálním kalendářním měsíci
- Předchozí měsíc — faktury vystavené v minulém měsíci
- Rok — faktury vystavené v aktuálním kalendářním roce
- Vlastní rozsah — zadáte konkrétní datum od–do přes date picker
Vyhledávání
Textové pole s placeholderem „Hledat číslo nebo VS..." umožňuje rychlé vyhledání faktury podle:
- Čísla faktury (
invoice_number) — například „20250015" - Variabilního symbolu (
variable_symbol) — například „2025001500"
Vyhledávání pracuje průběžně — výsledky se filtrují v reálném čase při psaní.
Akce na řádku
Ve sloupci Akce na pravé straně každého řádku najdete sadu ikon pro rychlé operace s fakturou. Nemusíte otevírat detail — vše zvládnete přímo z přehledu.
Upravit
Otevře editaci faktury — položky, data, odběratele, poznámky. Dostupné pouze pro koncepty a vystavené faktury (zaplacené a stornované nelze editovat).
Odeslat e-mailem
Otevře dialog pro odeslání faktury klientovi na e-mail. Můžete upravit text zprávy a příjemce. E-mail obsahuje PDF přílohu a odkaz na webový doklad.
Stáhnout PDF
Vygeneruje a stáhne PDF faktury. PDF se otevře v novém okně prohlížeče, odkud ho můžete uložit nebo vytisknout.
Export ISDOC
Stáhne fakturu ve formátu ISDOC (6.0.2) — český standard pro elektronickou výměnu faktur. Soubor můžete importovat do účetního systému (Pohoda, Money S3, ABRA apod.).
Webový doklad
Zkopíruje do schránky veřejný odkaz na fakturu. Klient si fakturu otevře v prohlížeči bez přihlášení — může si prohlédnout detail, stáhnout PDF nebo naskenovat QR kód pro platbu.
Smazat fakturu
Smaže fakturu po potvrzení v dialogu. Smazání je nevratné — faktura zmizí ze seznamu i ze statistik. Tuto akci používejte jen u testovacích nebo omylem vytvořených faktur. Pro zrušení řádné faktury doporučujeme storno.
Hromadné akce
Pokud zaškrtnete jednu nebo více faktur pomocí checkboxu na levé straně řádku, zobrazí se lišta hromadných akcí. Umožňují provést operaci nad více fakturami najednou — ušetříte čas při zpracování většího počtu dokladů.
Označit odesláno
Hromadně změní stav vybraných faktur na „Vystaveno" (odesláno). Použijte, když jste faktury odeslali mimo DoklaDík.
Označit uhrazeno
Hromadně označí vybrané faktury jako zaplacené s dnešním datem. Ideální pro zpracování dávky hotovostních plateb.
Smazat
Hromadné smazání vybraných faktur. Zobrazí potvrzovací dialog s počtem faktur k smazání. Akce je nevratná.
Lišta hromadných akcí se zobrazí pouze pokud je zaškrtnutá alespoň jedna faktura. V záhlaví tabulky najdete checkbox pro výběr všech faktur na aktuální stránce.
Export
V pravé horní části stránky najdete tlačítko Export s rozbalovací nabídkou. Export vygeneruje soubor se všemi fakturami, které odpovídají aktuálně nastaveným filtrům (stav, období, vyhledávání).
Podporované formáty exportu:
CSV (Excel)
Tabulkový formát pro otevření v Excelu, Google Sheets nebo LibreOffice. Obsahuje všechny sloupce z přehledu faktur.
Pohoda XML
Export ve formátu pro účetní systém Stormware Pohoda. Soubor importujete přes Soubor → Datová komunikace → XML import.
ABRA FlexiBee XML
Export ve formátu pro účetní systém ABRA FlexiBee (dříve FlexiBee). Import přes REST API nebo ruční nahrání.
Money S3 XML
Export ve formátu pro účetní systém Money S3 od Solitea. Import přes Nástroje → Import dat → XML import.
ISDOC 6.0.2
Český standard pro elektronickou fakturaci (Information System Document). Kompatibilní se všemi účetními systémy podporujícími ISDOC.
PDF ZIP
Hromadné stažení všech filtrovaných faktur jako PDF souborů zabalených v ZIP archivu. Ideální pro archivaci nebo předání účetnímu.
Sledování doručení a zobrazení
V tabulce faktur najdete dvě speciální ikony, které vám pomohou sledovat, zda klient fakturu skutečně viděl a zda se e-mail úspěšně doručil.
Ikona oka — zobrazení webového dokladu
Ikona 👁 zobrazuje počet, kolikrát klient otevřel veřejný odkaz na fakturu (view_count). Pokud je číslo 0, klient webový doklad dosud neotevřel. Číslo se aktualizuje v reálném čase při každém otevření stránky.
Ikona e-mailu — stav doručení
Ikona ✉ signalizuje stav odeslání e-mailu s fakturou. Možné stavy:
Stránkování
Tabulka zobrazuje 10 faktur na stránku. Pod tabulkou najdete stránkovací lištu s:
- Informací o rozsahu — text „Zobrazeno X – Y z Z" ukazuje, které faktury vidíte a kolik jich celkem je
- Navigačními tlačítky — šipky pro přechod na další/předchozí stránku
- Čísly stránek — přímý přechod na konkrétní stránku
Stránkování respektuje aktivní filtry — pokud máte zapnutý filtr „Po splatnosti", počet stránek odpovídá pouze fakturám v tomto stavu.
💡 Tip: Sledujte kartu „Po splatnosti"
Pravidelně kontrolujte souhrnnou kartu Po splatnosti. Pokud částka roste, máte neuhrazené faktury — zkontrolujte sledování (ikona oka a e-mailu) a zvažte odeslání upomínky. Čím dříve reagujete, tím vyšší šance na úhradu.
💡 Tip: Využívejte filtry pro měsíční přehledy
Nastavte filtr období na „Předchozí měsíc" a stáhněte CSV export — máte okamžitě podklady pro účetního. Pro daňové přiznání použijte filtr „Rok" a exportujte do formátu vašeho účetního systému.
💡 Tip: Hromadné akce šetří čas
Pokud přijmete více hotovostních plateb najednou, zaškrtněte všechny příslušné faktury a použijte hromadnou akci „Označit uhrazeno". Nemusíte otevírat každou fakturu zvlášť.
⚠ Pozor: Smazání vs. stornování
Smazání faktury ji kompletně odstraní — zmizí z přehledu i ze statistik. Pro účetní evidenci je lepší použít stornování, které fakturu zachová v seznamu s příznakem „Stornováno". Mazat doporučujeme jen testovací nebo omylem vytvořené faktury.