Správa týmu a spolupracovníků

V této sekci vidíte přehled všech lidí, kteří mají přístup do vaší organizace. Můžete sem přidávat nové členy, měnit jim oprávnění, resetovat hesla nebo je z týmu odebrat.

Přehled týmu a počet členů

Na stránce týmu hned nahoře uvidíte přehlednou hlavičku:

• Nadpis „Členové týmu" — říká, v jaké sekci nastavení se nacházíte.
• Počítadlo „Aktuálně N/M" — ukazuje, kolik lidí z celkového limitu vašeho tarifu je právě v týmu. Například Aktuálně 2/5 znamená, že máte dva členy z maximálních pěti.
• Badge „Plný stav" — pokud je tým úplně plný (N se rovná M), zobrazí se žlutý štítek Plný stav. To znamená, že další spolupracovníky nelze přidat, dokud neuvolníte místo nebo nepřejdete na vyšší tarif.
• Tlačítko „Přidat spolupracovníka" — zelené tlačítko vpravo nahoře. Kliknutím otevřete dialog pro pozvání nového člena. Pokud je tým plný, tlačítko je zašedlé a nelze na něj kliknout.

Karty členů týmu

Pod hlavičkou vidíte kartu pro každého člena týmu. Každá karta zobrazuje důležité informace na první pohled:

• Avatar s iniciálami — barevný kroužek vlevo s prvními písmeny jména (např. PB pro Petr Bláha). Pokud člen nemá zadané jméno, zobrazí se iniciály z e-mailu.
• Jméno — celé jméno člena týmu.
• Role badge — barevný štítek vedle jména, který ukazuje roli člena:
  • Majitel — žluto-oranžový (amber) štítek. Majitel má plný přístup a nelze ho odebrat.
  • Administrátor — fialový (violet) štítek. Administrátor má téměř plný přístup.
  • Spolupracovník — modrý (blue) štítek. Spolupracovník má omezená oprávnění podle nastavení.
• Badge „vy" — u vašeho vlastního účtu se zobrazí malý štítek vy, abyste snadno poznali svou kartu.
• Badge „čeká na nastavení hesla" — pokud pozvaný člen ještě neklikl na pozvánku a nenastavil si heslo, uvidíte u něj oranžový štítek čeká na nastavení hesla.
• E-mail — e-mailová adresa člena, zobrazená pod jménem.

Na pravé straně každé karty jsou akční tlačítka:

• Oprávnění — otevře dialog pro úpravu role a oprávnění člena.
• Reset — odešle členovi e-mail s odkazem pro nastavení nového hesla.
• Smazat (ikona koše) — odebere člena z týmu. U majitele se toto tlačítko nezobrazuje.

Jak přidat nového spolupracovníka

Klikněte na zelené tlačítko Přidat spolupracovníka v pravém horním rohu sekce Tým. Otevře se dialog s těmito poli:

1. Email — zadejte e-mailovou adresu nového člena. Na tento e-mail se odešle pozvánka s odkazem pro nastavení hesla. Povinné pole.
2. Jméno — volitelné pole. Můžete zadat celé jméno spolupracovníka. Pokud ho nevyplníte, člen si ho může nastavit sám po přihlášení.
3. Role — rozbalovací nabídka, kde vyberete jednu ze tří rolí:
   • Majitel — plná kontrola nad organizací včetně fakturace a nastavení. Pozor: roli majitele přidělujte jen osobám, kterým plně důvěřujete.
   • Administrátor — přístup ke všem funkcím kromě správy tarifu a vlastníka organizace.
   • Spolupracovník — přístup jen k funkcím, které povolíte v sekci Oprávnění níže. Toto je nejčastější volba pro účetní, asistenty nebo externisty.
4. Oprávnění — zaškrtávací políčka, která určují, co člen smí dělat (podrobně viz Upravit oprávnění níže). U rolí Majitel a Administrátor jsou oprávnění automaticky zapnutá a nelze je měnit.

Po vyplnění klikněte na tlačítko Poslat pozvánku. Spolupracovník obdrží e-mail s odkazem, kde si nastaví heslo. Odkaz je platný 24 hodin.

Upravit oprávnění člena

Klikněte na tlačítko Oprávnění u vybraného člena týmu. Otevře se dialog, ve kterém můžete změnit:

Změna role

V horní části dialogu je selektor role. Můžete člena přepnout mezi rolemi Administrátor a Spolupracovník. Roli Majitel lze přidělit jen z role Administrátor a nelze ji jednoduše odebrat (chrání to organizaci před ztrátou přístupu).

Detailní oprávnění (checkboxy)

Pod selektorem role najdete seznam oprávnění. Každé oprávnění je zaškrtávací políčko, které můžete zapnout nebo vypnout:

• Správa nastavení (manage_settings) — člen smí měnit název organizace, IČO, logo, bankovní účty a další nastavení. Doporučení: zapněte jen majitelům a administrátorům.
• Správa týmu (manage_team) — člen smí přidávat a odebírat ostatní spolupracovníky a měnit jim oprávnění. Doporučení: zapněte jen majitelům.
• Správa dokladů (manage_documents) — člen smí vytvářet, upravovat a mazat faktury, dobropisy a další doklady. Toto oprávnění potřebuje většina členů týmu.
• Správa financí (manage_finances) — člen smí zadávat platby, párovat transakce a spravovat bankovní výpisy. Vhodné pro účetní.
• Správa produktů (manage_products) — člen smí přidávat, upravovat a mazat produkty a služby v číselníku.
• Správa klientů (manage_clients) — člen smí přidávat, upravovat a mazat klienty a kontakty.

Po provedení změn klikněte na tlačítko Uložit. Změny se projeví okamžitě — spolupracovník uvidí aktualizovaná oprávnění hned po obnovení stránky.

Odebrání spolupracovníka z týmu

Klikněte na ikonu koše (červenou) u člena, kterého chcete odebrat. Zobrazí se potvrzovací dialog:

• Nadpis: „Odebrat spolupracovníka?"
• Varování: „Žádná data se nesmažou — všechny faktury, klienti a produkty patří organizaci, ne uživateli." To znamená, že odebráním člena se neztratí žádná data, která vytvořil. Všechny faktury, klienti a produkty zůstanou v organizaci.

Po potvrzení bude spolupracovník okamžitě odebrán a ztratí přístup do organizace. Pokud ho budete chtít znovu přidat, musíte mu poslat novou pozvánku.

Reset hesla spolupracovníka

Pokud spolupracovník zapomene heslo nebo potřebujete z bezpečnostních důvodů vynutit změnu hesla, klikněte na tlačítko Reset u příslušného člena. Zobrazí se potvrzovací dialog:

• Nadpis: „Poslat reset hesla?"
• Popis: Na e-mail spolupracovníka se odešle odkaz pro nastavení nového hesla. Odkaz je platný 24 hodin.

Po potvrzení se odkaz odešle okamžitě. Spolupracovník může svůj účet používat se starým heslem, dokud si nenastaví nové. Pokud odkaz vyprší (po 24 hodinách), můžete odeslat nový reset.

Přehled rolí a jejich oprávnění

DoklaDík rozlišuje tři role. Každá má jiný rozsah přístupu. Následující tabulka ukazuje, co smí která role:

Kdy použít kterou roli:

• Majitel — zakladatel firmy, jednatel. Má plnou kontrolu nad vším, včetně tarifu. Majitel organizace nemůže být odebrán.
• Administrátor — spolumajitel, hlavní účetní. Má přístup ke všem funkcím kromě správy tarifu. Může přidávat a odebírat ostatní členy.
• Spolupracovník — asistent, externí účetní, obchodní zástupce. Vidí a dělá jen to, co mu povolíte v oprávněních. Nejbezpečnější volba pro osoby, které nepotřebují plný přístup.